ข้อมูลสำหรับการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์นั้น อาจได้มาจากแหล่งข้อมูลภายในหรือภายนอกองค์กร ซึ่งควรมีคุณสมบัติพื้นฐานประกอบด้วย ความถูกต้อง มีความเป็นปัจจุบัน ตรงตามความต้องการ มีความสมบูรณ์และสามารถตรวจสอบได้ ทั้งนี้ในการจัดการกับข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นลำดับชั้นเพื่อง่ายต่อการเรียกใช้ เช่นบิด ไบต์ ฟิลด์ เรคอร์ด ไฟล์
โครงสร้างข้อมูลที่จัดเก็บไว้บนสื่อบันทึกข้อมูลสำรองมีอยู่ 3 ลักษณะคือ แบบเรียงลำดับ แบบสุ่มและแบบเชิงดรรชนี การเลือกใช้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับงาน สำหรับแฟ้มข้อมูลโดยทั่วไปนั้นจะแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทคือ แฟ้มหลัก ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลหลักที่มีความถี่ของการเปลี่ยนแปลงข้อมูลไม่บ่อยมากนัก และอีกประเภทหนึ่งคือ แฟ้มรายการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นแฟ้มที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขรายการข้อมูลภายในค่อนข้างบ่อยและทำแบบประจำต่อเนื่องหรือเกิดขึ้นทุกวัน
ข้อมูลจำนวนมากที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน จะถูกเก็บรวบรวมไว้ที่เดียวกัน เรียกว่า “ฐานข้อมูล” ซึ่งให้การประมวลผลมีความสะดวกและง่ายยิ่งขึ้นโดยมีแนวคิดที่จะจัดการกับข้อมูลเพื่อลดการซ้ำซ้อน ลดความขัดแย้ง รักษาความคงสภาพ อำนวยความสะดวกในการใช้ข้อมูล ง่ายต่อการเข้าถึงและลดระยะเวลาพัฒนาระบบงานเครื่องมือสำหรับการจัดการฐานข้อมูลนั้น เรียกว่า “DBMS” ซึ่งเป็นเสมือนผู้จัดการฐานข้อมูลที่จะดูแลและอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้โดยไม่จำเป็นต้องทราบถึงโครงสร้างทางกายภาพของข้อมูลในระดับที่ลึกมากแต่อย่างใด
อ้างอิง: หนังสือ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น